کلید طلایی مدیریت تاثیرگذار ارتباط مناسب

 

سازمان و ارتباطات انسانی

فعالیتهای انسانها در سازمان ، شامل عمل و عکس العمل هایی است که عبارتند از ردوبدل کردن دانسته ها، ایده و اندیشه ها،تصمیمها، دستورات ، قوانین و توافقات . این کنش و واکنش را می توان ارتباطات انسانی درون سازمانی نام نهاد. تحقیقات متعدد نشان داده که اکثر خطاها در هر سازمان ناشی ازارتباطات ضعیف و یا کمبود مهارتهای ارتباطی در افراد است . تحقیقات نوین ارتباطات ضعیف در سازمان را از بزرگترین هزینه سازان سازمانهای امروزی می داند که درصدچشمگیری از آن به صورت هزینه های غیرمستقیم و پنهان است .

ارتباط به زبان ساده روند ارسال و دریافت اطلاعات به صورت گویشی و غیرگویشی است . ارتباط زمانی موثر است که عکس العمل مطلوبی را درگیرنده ایجاد کند. پس ارتباط یک سیستم دوطرفه ردوبدل کردن اطلاعات است .


ویژگیهای یک ارتباط موثر

عوامل یک ارتباط موثر چه می تواند باشد؟ این عوامل را به قرار زیر می توان پیشنهادکرد:

1( کامل بودن 2( به اندازه بودن 3( توجه به نیاز ارتباطی 4( استحکام داشتن 5(روشنی و شفافیت 6( احترام و نزاکت 7( صحیح بودن

 

به عوامل فوق می توان مواردی مانند آمادگی پذیرش ارتباط را داشتن ، فرهنگ وتوانایی درک ارتباطات و به موقع نتیجه گیری کردن و در ارتباط فعالانه عمل کردن را نیزاضافه کرد.

نتیجه ارتباط تاثیرگذاری و ایجاد تغییر مطلوب رفتاری یا نگرشی در گیرنده است .وقتی که صحبت از تاثیرگذاری می شود درواقع صحبت از فرد یا سازمانی است که کوشش بر وادارکردن فرد یا سازمان دیگری به انجام کار و یا فعالیتی دارد در حالی که سازمانی ثانی کنترل و یا حرف آخر را در مورد فرد اولیه ندارد.

 

 رفتار تاثیرگذار، رفتاری است مستقیم و صادقانه که احترام و اطمینان را القا می کند.در این نوع رفتار خواسته ها، نیازها و حقوق فرد با نیازها و حقوق دیگران انطباق می یابدو درواقع یک موقعیت >برنده - برنده < خلق می شود. به این معنی که فرد با واسطه توافق بر فرد دیگر تاثیر می گذارد که در نتیجه آن نه تنها خود در آن ارتباط برنده می شود بلکه باآزادگذاشتن طرف مقابل برای برنده شدن او را متمایل به قبول تاثیر می کند.

تاثیرگذاری به مدیریت  احتیاج دارد. به عبارتی تاثیر در دیگران به هر منظوری که انجام شود باید مانند هر برنامه مدیریتی دیگر با برنامه ریزی همراه و تفکر در مورد آن روش مند بوده و قصد و اهداف آن روشن و به خوبی درک شده باشد. در مدیریت   تاثیرگذاری را به عنوان فرآیندی که رفتار شخص را مورد تغییر و یاتحت تاثیر قرار می دهد تعریف می کند.

 

نقش بیان موثر در ارتباطات

بیان درواقع قویترین وسیله ارتباطی انسانها و ابزار اصلی در تاثیرگذاردن بر دیگران است . به کمک کلمات ما اهداف ، احساسات و آرزوهای خود را برای دیگران بیان می کنیم .

برای برقراری ارتباطی درست و نافذ باید لغاتی را انتخاب کرد که مستقیم ، صادقانه ،مناسب و محترمانه باشد. بعضی از لغات علیرغم ساختارشان که ممکن است بسیارمثبت هم به نظر آید بااین ضوابط همگون نیستند و نمی توانند فکری نافذ را انتقال دهند.لغات فقط یک قسمت از ارتباط تاثیرگذار است و دقت در انتخاب و کاربرد آن مهارتی است که هر فردی باید دارا باشد.

بنابراین:

 

- دقیق و مشخص حرف بزنیم

- از برچسب زدن و قضاوت کردن پرهیز کنیم

- واقع بینانه حرفهایمان را بزنیم

- مخاطب را به نتیجه تصمیم گیریها هدایت کنیم

- نظراتمان را کوتاه و صادقانه بیان کنیم

- روی یک طول موج با افراد ارتباط برقرار کنیم

- نیازهای مخاطب را در ارتباط کلامی درک کنیم

- شخصیت مخاطب را در ارتباط به حساب آوریم

 

 

 گوش دادن نیز از موارد مهم در ارتباط مطلوب است .  گوش دادن از ابزاری است که در ارتباط باید به خوبی از آن استفاده شود.  گوش دادن یعنی درک بهتر مخاطب و ایجاد شرایطی که او هم شما را بهتربفهمد و رابطه واقعی زمانی ایجاد می شود که به خوبی به سخنان مخاطب گوش داده تا به طرز تلقی و نقطه نظرات او واقف شده احساس و قالب ارجاعی ونتایجی را که می خواهد بگیرد درک کنیم .باید زمانی لب به سخن باز کرد ونقطه نظرات را ابراز کرد که ابتدا اطمینان حاصل کنیم که نقطه نظرات و احساسات طرف مقابل را به دقت شنیده و درک کرده باشیم .

سرچشمه بسیاری از مشکلات ارتباطی عدم توجه به سخنان گوینده است و برای برقراری ارتباط موثر تنها شنیدن سخنان دیگران کافی نیست ، آنچه مهم است کیفیت گوش دادن است .

 

زبان حرکات و رفتار

لغات برای رساندن مقاصد در محاورات و ارتباطات ، نقشی حیاتی را بازی می کنند.اما باید دانست که در موارد بسیار زیادی ارتباط ما با دیگران گویشی و لغوی نیست .برخی ازارتباط، غیرگویشی و غیرلغوی است . ارتباطی که اصطلاحا به آن زبان حرکات و رفتار می گویند. زبان حرکات و رفتار را به عنوان هرنوع ارتباط غیرگویشی میان انسانها می توان تعریف کرد. صدا، نحوه بیان ، بلندی و یا کوتاهی صدا، ریتم بیان کردن ، تماس چشمی یا عدم آن ، حالت چهره ، حرکات دست و یا عدم آن ،انقباض عضلات ، تغییر در رنگ پوست و یا حتی طرز لباس پوشیدن و آرایش ظاهری تماما ارتباط غیرگویشی محسوب می شود.

هم چنین در ارتباطات اگر به این عوامل توجه کافی داشته باشیم ، ارتباط بهتر ومناسبتری خواهیم داشت :

- تنظیم وضعیت ایستادن و نشستن .

- حفظ حریم ارتباطی .

- گشاده رویی و پذیرش .

- نشان دادن توجه و اهمیت دادن به ارتباط.

- حفظ تماس چشمی .

- واکنشهای مناسب نشان دادن .

- حفظ آرامش و اعتدال در هنگام ارتباط.

- نشان دادن صمیمیت و تفاهم با انجام حرکات آئینه ای .

 

 

 ارتباطات انسانی در سازمان به مصداقی خون سازمان محسوب می شود.

عوامل متعددی در سازمان جلوی برقراری ارتباط مناسب را می گیرند. این عوامل ممکن است ریشه های اجتماعی ، قومی ، تربیتی و شخصی داشته باشند. اما مضاف برتمامی اینها در خود سازمان نیز عوامل مشهودی وجود دارند که در این روند تاثیر دارند.

اهمیت عوامل تاثیرگذار بر ارتباط مناسب در سازمان به دلیل نقش مخرب این عوامل در بهره وری از یکسو و رضایت شغلی از طرف دیگر است .

از توصیه هایی که می توان پیشنهاد کرد تشکیل گروههایی در هر قسمت برای بازبینی روند ارتباطات در هر قسمت و یا سازمان و ارایه راهکار پس از مطالعه عواملی مانندآفات کانالهای برقراری ارتباط موثر در سازمان ، سازوکار سازمان ، فرهنگ سازمان وکارکنان می تواند باشد.

یکی دیگر از قدمهای اولیه در بررسی ارتباطات داخل سازمانی سنجش تکثر استفاده از کانالهای ارتباطی موجود است . تنظیم یک چارت می تواند این امر را تسهیل کند.به کمک این جدول که توسط مخاطبین بالقوه در رده های گوناگون تکمیل می گردد به جدولی نهایی می توان دست یافت که در آن کانالهای ارتباطی که در سازمان از اولویت برخوردارند - به واسطه تعدد تشخیص توسط مخاطبین گوناگون - بلافاصله مورد بررسی قرار گرفته و راه کارهای عملی برای رفع کمبودهای آن ابزار خاص اندیشیده شود.

قدم بعد بررسی دقیق این ابزار، مهارتهای فرد در استفاده از آن ، عواملی که باعث جلوگیری از استفاده مطلوب و موثر از آن ابزار ارتباطی از طرف فرد می شود، بینش واستنباط فرد از کاربردهای آن ابزار و غیره می تواند مورد بررسی قرار گیرد.

 

نتیجه

ارتباطات یک جزء جداناپذیر زندگی بشر است و شاید آنقدرها که در مورد آن تحقیق و توصیه شده به آن عمل نشده است . نظر به اینکه در هیچ زمانی در مدارس و یا حتی درخانواده به افراد ارتباطات مناسب و اثربخش به صورت روش مند آموخته نمی شود ویادگیریهای فردی به صورت تجربی با امتزاج یادگرفته ها و بااستنباط و منش فرد انجام می گیرد، برقراری ارتباط متجانس بین انسانها بخصوص در محیط کار، امری مشکل است هرچند که بسیار محتمل بنظر می رسد.

 

/ 0 نظر / 36 بازدید